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人事労務に関する書類の保存期間は、それぞれ適用される法令により定められています。ペーパーレス化を進めることで、書類を保管する手間は減ってきているかもしれませんが、電子データとして保管する場合でも押さえていきたい内容ですのでその内容を確認しておきましょう。
1:労働基準法に関する書類
会社が保存しておかなければならない書類の範囲としては、労働基準法第109条で「労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」とされており、これらについては5年間(当分の間3年間)保存することになっています。
書類の例としては、雇い入れであれば労働条件通知書、解雇であれば解雇予告通知書が挙げられます。その他の労働関係に関する重要な書類は、労働時間の記録に関する書類(出勤簿、タイムカード、残業申請書)賃金に関する書類(賃金決定関係書類)、労働基準法に基づく労使協定(時間外・求人労働に関する協定届)や各種許可認可書(解雇予告除外認定申告書)等を指します。
これらの他、2019年4月より年次有給休暇について5日の取得義務が始まり、年次有給休暇管理簿を作成することが義務付けられました。この年次有給休暇管理簿は、労働基準法第109条に定める重要な書類には該当しませんが、3年間の保存が求められています。
2:労働安全衛生法に関する書類
労働安全衛生法に関する一般的な書類としては、健康診断に関する書類とそれ以外の書類の2つに大きく分けることができます。以下では一般健康診断個人票と衛生委員会等の議事録について確認しておきます。
- 一般健康診断個人票
雇入れ時の健康診断や定期健康診断等を実施した際には、会社は一般健康診断個人票を作成することになります。これについては5年間保存することが義務付けられています。 - 衛生委員会等の議事録
衛生委員会等を開催した際には議事録を作成することになりますが、この議事録は3年間の保存が義務付けられています。
3:労働保険・社会保険に関する書類
労働保険に関する書類には、雇用保険の加入手続きを行った際に発行される「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用)」や労働保険料を納付する際に作成する「労働保険概算・確定保険料石綿健康被害救済ほう一般拠出出勤申告書」の事業主控え等、様々な書類があります。これらは以下の区分により、それぞれ保存期間が定められています。
- 雇用保険の被保険者に関する書類➡︎4年間
- その他雇用保険に関する書類➡︎2年間
- 労災保険に関する書類➡︎3年間
- 労働保険料の徴収・納付に関する書類➡︎3年間
社会保険(健康保険・厚生年金保険)に関する書類には、「健康保険・厚生年金保険資格取得確認及び標準報酬決定通知書」等があり、厚生年金基金に加入している会社は、基金に係る掛け金や標準報酬に関する勝利も含まれることになります。これらの書類はともに2年間保存することになっています。
4:主な書類の保存期間
上記の内容をまとめると下表のようになります。なお、書類ごとに保存すべき期間を計算する際のスタート(起算日)が異なるため注意が必要です。
書類の種類 | 保存期間 | 起算日 | |
---|---|---|---|
労 働 基 準 法 |
労働者名簿 | 5年間 (当分の間3年間) |
退職等の日 |
賃金台帳 | 最後の記入日※ | ||
雇入れ、解雇に関する書類 (例:働条件通知書、解雇予告通知書) |
退職等の日 | ||
賃金に関する書類 (例:賃金決定関係書類) |
完結の日※ | ||
災害補償に関する書類 | 災害補償の終了の日 | ||
労働時間の記録に関する書類 (例:出勤簿、タイムカード、残業申請書) | 完結の日※ | ||
労働基準法に基づく労使協定等 (例:時間外・休日労働に関する協定届) |
完結の日 (協定の有効期間の満了日) |
||
各種許認可書等 (例:解雇予告除外認定申請書) | 完結の日 | ||
労 働 安 全 衛 生 法 |
一般健康診断個人票 | 5年間 | 作成日 |
安全衛生委員会等の議事録 | 作成日 | ||
労 働 保 険 |
雇用保険の被保険者に関する書類 | 4年間 | 完結の日(退職日等の日) |
その他雇用保険に関する書類 | 2年間 | 完結の日 | |
労災保険に関する書類 | 3年間 | 完結の日 | |
労働保険料の徴収・納付に関する書類 | 3年間 | 完結の日(納付日等) | |
社 会 保 険 |
健康保険・厚生年金保険に関する書類 | 2年間 | 完結の日 |
※賃金の支払いに係るもので、賃金の支払い期日が完結の日等より遅い場合は、支払い期日が保存期間の起算日となる。
それぞれの書類で保存期間が異なるため、作成した時から破棄することも想定して、破棄の日付を記載しておくといった方法により、スムーズな整理ができるようにしておきましょう。また、電子媒体で保存する場合、比較的保管場所に困ることは少ないと思いますが、保存されたデータに個人情報が含まれていると、利用目的を外れて長期で保存しているという問題が出てきます。そのため、こちらについてもいつまで保存するのか期限を明確にして、消去する仕組みを作りましょう。
参考リンク:厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律について」